To servicevirksomheder lægges sammen og går live på Dynamics 365 på 45 dage

I efteråret 2020 forhandlede Viessmann Danmark med Scandinavian Cooling Services (SCS) om en mulig overtagelse. Allerede tidligt i forhandlingerne stod det klart, at man fremadrettet ville satse på den IT-løsning, som var etableret hos SCS, mens at man til gengæld ville videreføre koncernstruktur og forretningsmodel fra Viessmann. Det lignede et IT-projekt i millionklassen. Alligevel lykkedes det at smelte de to virksomheder sammen på halvanden måned for kun 600.000 kr.

“Vi fik Enterprise versionen af det nye Dynamics 365 implementeret i begge selskaber til samme pris, som vi tidligere havde givet for at implementere SMB-versionen i blot det ene.”

– Christian Callesen, Managing Director for Viessmann Danmark

Mens forhandlingerne om en fusion stadig var i gang i oktober 2020, blev dialogen indledt med Sprint365 om den kommende migrering af de to selskabers IT-løsninger. Få uger senere nåede begge parter til enighed om aftalen.

SCS skulle igennem en re-implementering af deres ERP-system, hvori der lå adoptering af ny kontoplan, posteringsregler, rapporteringsstruktur samt integration til field service. Og de skulle være live på den nye legale enhed d. 01.12.2020 – blot 14 dage senere.

Fusionen betød samtidig, at Viessmann skulle overføres fra deres gamle Microsoft Dynamics 365 Business Central og ind i den nye Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations løsning. Den skulle være klar til at gå live den 01.01.2021 – altså blot 30 dage efter at SCS var oppe at køre på den nye enhed.

Skabelonbaseret tilgang er årsag til succes

Det var tilgangen til projektet med skabeloner, de prædefinerede opsætninger og det fastlagte projektforløb der gjorde, at den første re-implementering af SCS kunne lade sig gøre på blot 14 dage.

Dernæst kom turen til Viessmann Danmark. Også her var den skabelonbaserede tilgang en af årsagerne til, at Viessmann kunne onboarde brugerne i den nye løsning, og være klar til go-live på et splinternyt ERP-system allerede ved indgangen af 2021.

“Det er gået meget hurtigere, end jeg havde forestillet mig – jeg er meget imponeret. Både omkring forløbet men også Sprint365s performance.”

– Christian Callesen, Managing Director for Viessmann Danmark

Ingen nedetid

Kravene til en skarp og nøje planlagt proces var høje, hvis re-implementeringen af SCS skulle nås til den første go-live dato d. 1. december 2020.

Selve migreringen fandt sted i løbet af en weekend, så driften med de 45 kørende montører ude i marken kunne holdes i gang. Da montørerne gik hjem fredag eftermiddag, indleverede de deres iPads, og derefter blev al registrering lukket frem til næste mandag morgen.

På den måde foregik konverteringen fra SCS-brugere til Viessmann-brugere over en weekend, og montørerne var oppe at køre igen allerede mandag morgen – både med iPads og nyt tøj.

Firmafusion på Enterprise-niveau til 600.000 kr.

Årsagen til det lidt utraditionelle forløb var, at Viessmann ikke ønskede at købe det fulde selskab SCS, men kun delvise aktiver og passiver. En såkaldt asset deal. Samtidig ønskede Viessmann fremover at bruge forretningssystemet fra SCS som det fremtidige fælles Enterprise system, fremfor deres eget. Løsningen blev således til en re-implementering for SCS kombineret med en ‘normal’ implementering for Viessmann.

Sammenlægningen af de to virksomheder medførte i øvrigt en validering af alle master data, det vil sige matching af varer, kunder og leverandører samt rensning af alle parametre, så de kun optrådte én gang i systemet.

Den store Enterprise-løsning for blot 600.000 kr. omfatter re-implementering af SCS over i en ny legal enhed, transformationen af forretningsmodel or SCS samt overgang til ny koncernstruktur, en konvertering af Viessmann fra en Microsoft Dynamics Business Central og ind i den nye 365 Finance & Operations løsning. Slutteligt indførtes Microsoft Power BI til projektopfølgning samt finansiel rapportering.

Om Viessmann

Viessmann Danmark hører under Viessmann Gruppen, som er en af de førende producenter inden for opvarmnings-, industri- og kølesystemer. Du kan læse mere om Viessmann Danmark her.

Vil du også langtidssikre din foretning?

Hvis du vil høre, hvordan du kan gå live med Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management på 30 dage, så hiv fat I os til en uforpligtende snak.